ХУУЛЬ ЗҮЙН ЯАМНЫ АРХИВЫН БАРИМТ АШИГЛУУЛАХ ЖУРАМ

Төрийн нарийн бичгийн даргын 2014 оны А/39 тоот  тушаалын хавсралт

 

ХУУЛЬ ЗҮЙН ЯАМНЫ АРХИВЫН  

БАРИМТ АШИГЛУУЛАХ ЖУРАМ

 

Нэг. Нийтлэг үндэслэл 

 

1.1.Архивын баримтыг албан ажлын хэрэгцээ, сургалт, мэдээлэл, лавлагаа, түүх, эрдэм шинжилгээ, судалгааны, түүнчлэн иргэдийн хууль ёсны эрх, ашиг сонирхлыг  хангах зорилгоор ашиглуулна.

 

1.2. Архивын баримт ашиглалтын үйл ажиллагааны үндсэн зарчим нь олон нийтэд нээлттэй, хүртээмжтэй байхад оршино.

 

1.3. Архивын баримт ашиглалт нь дараах үндсэн хэлбэрүүдтэй. Үүнд:

 

-        Байгууллагын удирдлага, зохион байгуулалтын нэгж, салбарын болон сонирхогч байгууллагыг архивын мэдээллээр хангах

-        Байгууллага, иргэдэд архивын баримтаас лавлагаа, хуулбар олгох

-        Соёл, гэгээрлийн арга хэмжээнд зориулан баримт бэлтгэх

-        Албан ажлын хэрэгцээнд баримт түр олгох

 

Хоёр. Байгууллагын удирдлага, зохион байгуулалтын

 нэгжийг архивын мэдээллээр хангах

 

2.1. Байгууллагын удирдлага, зохион байгуулалтын нэгж, салбарын болон сонирхогч байгууллагыг архивын мэдээллээр хангах ажлыг удирдлагын даалгавар, бусад байгууллагын хүсэлтийн дагуу баримтын танилцуулга, сэдэвчилсэн жагсаалт зэрэг архивын мэдээллийн баримт бичгийг бүрдүүлэх замаар хийнэ.

 

2.2. Баримтын танилцуулганд архивт хадгалагдаж буй баримтын агуулга, бүрэлдэхүүн, он цаг, тоо хэмжээ, ашиглалтын талаарх мэдээллийг тусгахаас гадна баримтын ашиглалтын талаар зохих зөвлөмжийг хавсаргаж болно.

 

2.3. Баримтын сэдэвчилсэн жагсаалтанд тодорхой асуудал сэдэвт хамаарах баримтын тэргүү буюу хадгаламжийн нэгжийн гарчгийг жагсаан, тэдгээрийн он, сар, өдөр, архивын шифрийг бичнэ. Шаардлагатай тохиолдолд товч агуулгыг бичнэ.

 

2.4. Баримтын танилцуулга, баримтын сэдэвчилсэн жагсаалт зэрэгт архивын эрхлэгч гарын үсэг зурна.

 

2.5. Бусад байгууллагын хүсэлтээр гаргаж буй баримтын цуглуулга, баримтын сэдэвчилсэн жагсаалт зэрэгт архивын эрхлэгч гарын үсэг зурж, Төрийн захиргааны удирдлагын газрын даргын гарын үсэг бүхий албан бичгийн хамт явуулна.

 

Гурав. Байгууллага, иргэдийн хүсэлтийн дагуу

архивын лавлагаа олгох

 

3.1. Архив нь байгууллага, иргэдийн хүсэлтийн дагуу мэдээллийг архивын лавлагаа, архивын хуулбар болон архивын хэсэгчилсэн хуулбар хэлбэрээр олгоно.

3.2. Архивын лавлагаа нь байгууллага, иргэдийн хүсэлтэд холбогдох баримтын мэдээллийг агуулсан баримт бичиг юм. Архивын лавлагаанд архивын шифрийг заана.

 

3.3. Архивын хуулбар нь архивын баримтын бичвэр буюу дүрслэлийг тэр хэвээр нь буулгасан баримт бичиг юм. Архивын хуулбарт архивын шифрийг заана.

 

3.4. Архивын хэсэгчилсэн хуулбар нь архивын баримтын бичвэр дэх тодорхой асуудал буюу байгууллага, иргэдэд холбогдох хэсгийг тэр үгээр нь хуулж буулгасан баримт бичиг юм. Архивын хэсэгчилсэн хуулбарт архивын шифрийг мөн зааж бичнэ.

 

3.5. Архивын лавлагаа, архивын хуулбар, хэсэгчилсэн хуулбарыг байгууллага, иргэдээс бичгээр ирсэн хүсэлт /албан бичиг, өргөдөл/-ийг үндэслэн олгоно.

 

3.6. Байгууллага, иргэдийн хүсэлтийг хүлээн авч бүртгэснээс хойш 7 хоногийн дотор багтаан хариу өгнө. Харин албан бичгээр ирсэн хүсэлтэд хариу өгөх хугацааг заасан байвал уг хүсэлтэд заасан хугацааны дотор хариу өгнө. Дээр дурьдсан хугацааг Төрийн нарийн бичгийн дарга нэг удаа 14 хоногоор сунгаж болох бөгөөд энэ тухай байгууллага, иргэдэд заавал мэдэгдэнэ.

 

3.7. Архивт хадгалагдаж буй эх баримт буюу түүнтэй адилтгах баталгаат хуулбарыг үндэслэн архивын лавлагаа олгоно. Архивын лавлагааг байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр “Архивын лавлагаа” гэсэн нэрээр бичнэ.

 

3.8. Архивын лавлагаанд байгууллага, иргэдийн хүсэлтэд холбогдох баримтын нэр, он, сар, өдөр, дугаар болон тэдгээр баримтанд буй мэдээллийг тусгана.

 

3.9. Архивын лавлагааг Төрийн захиргааны удирдлагын газрын даргын гарын үсэг, тамга, тэмдгээр баталгаажуулна.

 

3.10. Байгууллага, иргэдийн хүсэлтийн дагуу архивын хуулбар болон хэсэгчилсэн хуулбар олгоно. Архивын хуулбар болон хэсэгчилсэн хуулбарыг Төрийн захиргааны удирдлагын газрын даргын гарын үсэг, тамга, тэмдгээр баталгаажуулна.

 

3.11. Архивын хуулбар болон хэсэгчилсэн хуулбарыг байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр “Архивын хуулбар”, “Архивын хэсэгчилсэн хуулбар” гэсэн нэрээр бичнэ.

 

Дөрөв. Баримт түр олгох

 

4.1. Байгууллагын албан хаагчдад 15 хүртэл хоногийн хугацаагаар хадгаламжийн нэгж түр ашиглуулахаар олгоно.

 

4.2. Түр ашиглуулахаар олгож буй хадгаламжийн нэгж бүрийг түр олгосон баримтын бүртгэл /“Байгууллагын архивын ажлын үндсэн заавар” /БААҮЗ/-ын 14 дүгээр хавсралт/-д тэмдэглэнэ.

 

4.3. Байгууллагын албан хаагч архивын баримт ашиглаж байх хугацаандаа баримтын бүрэн бүтэн байдлыг хариуцах талаар дараах үүрэг хүлээнэ.

 

- Ашиглаж буй баримт дээр зурах, тэмдэглэгээ хийх, хуудас хавтсыг нугалах, салгаж авах, ашиглаж буй баримтаа ил задгай орхих, хамгаалалт муу шүүгээ саванд хадгалах, гадуур гаргаж ашиглах зэргийг хориглоно.

- Архивын баримтыг алдаж үрэгдүүлсэн тохиолдолд хууль тогтоомжид заасан хариуцлага хүлээлгэнэ. 

 

4.4. Архивт буцаан авч буй хадгаламжийн нэгжийн бүрэн бүтэн байдлыг баримт буцаан өгч буй ажилтныг байлцуулан шалгаж авна.

 

Тав. Соёл, гэгээрлийн арга хэмжээнд

 зориулан баримт бэлтгэх

 

5.1. Архив нь соёл, гэгээрлийн арга хэмжээнд зориулан баримтын үзэсгэлэн гаргах, баримтат нийтлэл, нэвтрүүлгийн холбогдолтой баримт бэлтгэх, түүнчлэн архивын баримтын эмхэтгэл хэвлэн нийтлэх ажлыг бие дааж буюу бусад байгууллага, төрийн архивтай хамтран зохион байгуулна.

 

5.2. Соёл, гэгээрлийн арга хэмжээнд зориулан баримтын үзэсгэлэн гаргах, архивын баримтын эмхэтгэл хэвлэн нийтлэх ажлыг Төрийн захиргааны удирдлагын газрын даргын зөвшөөрлөөр хийнэ.

 

Зургаа. Архивын баримтын ашиглалтын

 тоо бүртгэл

 

6.1. Архивын баримтын ашиглалтын тоо бүртгэлийг дараах хэлбэрээр хөтөлнө. Үүнд:

 

- түр олгосон баримтын бүртгэл /”БААҮЗ”-ын 14 дүгээр хавсралт/

- архивын лавлагаа, архивын хуулбар, хэсэгчилсэн хуулбар, баримтын

сэдэвчилсэн жагсаалт олгосон бүртгэл /”БААҮЗ”-ын 29 дүгээр хавсралт/

 

Долоо. Бусад зүйл

7.1.Энэхүү журмын хэрэгжилтийг Хууль зүйн яамны Төрийн захиргааны удирдлагын газар хариуцан, бусад газар хэлтэс үйл ажиллагаандаа мөрдөж ажиллана.

7.2.Байгууллагын архивын баримтыг ашиглуулахдаа ямар нэг төлбөр хураамж шаардахгүй.

 

 

 ---о0о—

Хэрэглэгч танд

Өргөдөл гомдол Facebook Twitter

Харъяа агентлаг, байгууллагууд